خلاصه ای فصل اول کتاب سرپرستی ونطارت آموزشی (از توماس سرجیوانی ) : نیلوبلاگ

بسمه تعالی

         درس : رفتارو روابط انسانی                                   استادگرامی : جناب دکتر ابوالفضل بختیاری

         نام و نام خانوادگی : زینب سرخ شهان                  دانشجوی ارشد مدیریت آموزشی دانشگاه آزاد قم

مقدمه

            از گذشته تا امروز توجه به نیروی انسانی در سازمان های مختلف و کار با منابع انسانی ، همواره مورد توجه واحد مدیریت سازمان بوده است. این توجه و اهمیت هر روز در حال افزایش است و یرای ماندگاری و اهمیت به نیروی انسانی باید به ارتباط بین منابع انسانی بیشتر توجه کرد  تا سازمان ماندگاری داشته باشد .و در منابع انسانی خود رفتاری سازمانی ایجاد کنند که به سازمان دلسوزتر و با انرژی مضاعف تر توجه کنند. به دلیل اهمیت موضوع به ارتباطات فصل 10 این کتاب می پردازیم

ارتباطات

            ارتباطات ضعيف منبع تضاد و تعارض است. ارتباطات 70 % زمان بيداري را شامل ميشود. وجود گروه وابسته به ارتباطات است يعني انتقال مقصود بين اعضاء و درك آن.ارتباطات كامل: باعث ايجاد تصويري در ذهن گيرنده مي شود مانند تصوير فرستنده كه اين مفهوم در دوران شيرخوارگي بسر ميبرد و در عمل وجود ندارد. در اینجا به توضیح مختصر فصل 10 از کتاب رفتارسازمانی از استنیفن رابینز می پردازیم

نقش ارتباطات:

چهار نقش عمده: كنترل، ايجاد انگيزه، ابراز احساسات، اطلاعات را در سازمان و گروه ايفا ميكند.

كنترل : بوسيله دستورالعملها، مراتب اختيارات يا رهنمودهاي رسمي و يا رفتارهاي غيررسمي (مسخره كردن) ميتوان رفتار اعضاء را كنترل كرد.

انگيزش: پاداش، تعيين هدفهاي ويژه، بازخورد نتيجه، تقويت رفتارهاي مطلوب موجب تقويت انگيزش ميشود.

احساسات: ارتباطاتي كه درون گروه صورت ميگيرديكي از ابزار اصلي است كه افراد بدان وسيله انواع احساسات خود را ابربز مي كند.

تصميم گيري (اطلاعات): از طريق سيستم ارتباطات اطلاعات براي تصميم گيري در اختيار افراد قرار ميگيرد. تمام اين بخشها از نظر اهميت يكسال ميباشند.

در نتيجه براي عملكرد اثر بخش گروه بايد اعضاء را بگونه اي كنترل نمود به عملكرد بهتر تشويق كرد وسيله ابراز احساسات بوجود آورد و سرانجام راه را انتخاب نمايند.

فرآيند ارتباطات:

قبل از هر ارتباطي پيام بايد ارسال گردد بايد از منبع پيام ارسال شود بعد به رمز درآيد بوسيله كانال ارتباطي به گيرنده رسيده و آن را از رمز خارج كند الگوي فرآيند ارتباطات داراي 7 بخش ميباشد. 1_ منبع ارتباطات 2- به رمز درآمدن پيام 3- پيام 4- كانال 5- از رمز خارج كردن پيام 6- گيرنده پيام 7- بازخور

منبع پيام از طريق به رمز درآوردن يك فكر يا انديشه بوجود مي آيد. پيام يك محصول فيزيكي واقعي است كه در سايه به رمز درآمدن منبع پيام بوجود مي آيد. پيام مانند حرف زدن، نوشتن، كانال وسيله اي است كه پيام از آن عبور ميكند و بايد رسمي بودن يا غير رسمي بودن آن را تعيين كنيم.

سازمان كانالهاي رسمي را تعيين ميكند (زنجيره ارتباطات و سلسله مراتب اداري) پيامهاي شخصي يا اجتماعي از كانالهاي غيررسمي ميگذرد بايد پيام به شكل قابل فهم براي گيرنده شود و بعد به گيرنده انتقال يابد. بازخور يعني كنترل ميزان موفقيت در ارسال پيام (آيا درك شده است يا خير).

مسیر ارتباطات:                افقی ، روبه بالا و رو به پایین.

مسير عمومي رو به پايين:

ارتباطات از يك سطح به سطح پائين تر مدير بازيردستان بايد شفاهي و رو در رو باشد.

مسير رو به بالا:

بازخور عمليات، آگاهي مدير از نتيجه باعث آگاهي مدير از نوع احساسات كاركنان و نظرات آنها نيز ميشود. مانند شكايتها، نشستهاي غير رسمي.

ارتباطات در سطح افقي:

 ارتباطات بين اعضاء گروهي كه در يك سطح هستند جهت صرفه جويي در وقت و تسهيل ارتباطات لازم است، غالباً غيررسمي است، ازنظر مدير ميتواند خوب يا بد باشد اگر كانالهاي ارتباطات رسمي نقض شود ارتباطات افقي زيان بار است.

راههاي شناخته شده در ايجاد ارتباط:

1)       کتبی  2) گفتاری  3) غیر گفتاری

گفتاري: گفتاري مانند بحثها و شايعات، هوچي گري، داراي سرعت در انتقال و ارائه بازخور سريع هستند اما عيب اصلي آن است كه از هر چند نفر بيشتر كه عبور كنند احتمال تحريفشان بيشتر است.

نوشتاري: نامه ها، بخشنامه ها و... مدركي از پيام نزد دهنده و گيرنده وجود دارد و قابل استناد است در مورد پيامهاي بلند و پيچيده اين موضوع اهميت بيشتري دارد و نيز دقت در اين پيامها بيشتر است در نتيجه منطقي تر و رساتر ميباشند. اما وقت گير و كندتر ميباشند و عيب ديگر عدم بازخورد ميباشد و نيز باعث عدم اطمينان از تفسير مشابه آنچه مدنظر فرستنده بوده ميشود.

نکته : پيامهاي نه چندان روشن: ارتباطات غيرگفتاري، بخش مهمي از ارتباطات ميباشد ميتوان همراه گفتار باشد يا ميتواند جدا از آن باشد مانند اشاره، اخم، لبخند، حركات اعضاء و اندام بدن.

نکته 2: ايجاد اشاره: هنگامي كه با گفتار در آميخته ميگردد پيام كاملتري ميگردد. زبان عمل بسي گويا تر از گفتار است.

شبكه هاي ارتباطي: گروه هاي چند نفره باعث ايجاد كانالهاي ارتباطي با مسير بحراني ميشوند.

گروههاي كوچك و رسمي: بيشتر در آزمايشگاهها امتحان شده است عبارتند از: چرخی، زنجیره ای و فراگیر

زنجيره اي: يك زنجيره فرماندهي رسمي

چرخي: رهبر كانون ارتباطات است – موجب ظهور رهبر ميگردد.

فراگير (شبكه اي) اعضاء همه درگير هستند بصورت آزادانه (گروههاي ضربت، گروههاي خاص).

اثربخشي به هدف گروه بستگي دارد. مثلاً سرعت بيشتر استفاده از شبكه اي و يا چرخي صحت پيام زنجيره اي يا چرخي- رضايت شغلي: شبكه اي بهترين و چرخي برترين است.

شبكه ارتباطي در گروههاي غير رسمي: شايعه پراكني – اگر اطلاعات منافع عمومي در برداشته باشد تنها بين گروههاي وظيفه اي مبادله ميشود – هميشه يك گروه خاص نقش اطلاع دهنده را ايفا نميكند. حدود 75 % شايعات درست است. در زماني كه افراد ميخواهند نسبت به موقعيت مهمي واكنش نشان دهند شايعه ايجاد ميشود و تا زماني دوام مي يابد كه انتظارات موجب ايجاد آن تامين گردد – براي مديران، ابهامات و مسائل مهم كاركنان را مشخص ميكند و در نتجه يك نوع صافي و يا بازخور نتيجه است. ميتوان شايعه را تجزيه و تحليل كرد رفتار آينده سازمان را پيش بيني نمود.

موانعي كه بر سر راه ارتباطات اثر بخش قرا ردارد:

1. از صافي گذرانيدن اطلاعات: دستكاري دهنده پيام جهت مطلوب تر شدن براي گيرنده و نيز تعداد سطوح سازماني.
2. ويژگيهاي شخصي: گيرنده همان چيزي را كه علاقه دارد مي بيند يا مي شنود و علايق و انتظارات خود را القا ميكند و بر همان اساس رمزگشايي پيام را انجام ميدهد.
3. جنسيت: مانعي بر سر راه ارتباطات اثربخش زن و مردان است. مردان بر مقام خود تاكيد ميكنند مردان با زبان استقلال و مقام سازماني سخن مي گويند و مي شنوند و زنان با زبان صميميت و ارتباطات اجتماعي. مردان بدنبال كنترل و اعمال نظر هستند زنان بدنبال كسب حمايت.
4. عواطف: نوع احساس گيرنده بر تفسيري كه او از محتواي پيام ميكند تاثير دارد. عاقلانه نيست.
5. زبان: كلام براي افراد مختلف معاني مختلف دارند. سن، تحصيلات و زمينه فرهنگي متغيري هستند كه معني و مفهوم كلمات را تحت تاثير قرار ميدهند برداشتهاي مشابه و يكساني از كلمات در سطوح مختلف نميشود و عوامل زيادي بر روي آنها تاثير دارند.
6. ارتباطات غيرگفتاري : هميشه ارتباطات گفتاري با ارتباطات غيرگفتاري همراه است واگر ارتباطات غيرگفتاري با پيام سازگار نباشد سر در گمي مي آورد.

ارتباطات بين فرهنگها:

فرآيند به رمز در آوردن و از رمز خارج كردن پيام به زمينه هاي فرهنگي فرد بستگي دارد واختلافات فرهنگي باعث تفاوت در معاني و رفتارها ميشود در نتيجه رعايت نكات زير ضروري است.

1)       اساس را بر اختلافات فرهنگي بگذاريد مگر خلاف آن اثبات شود.

2)       قضاوت خود را به تاخير بياندازيد.

3)       خود را بجاي ديگران قرار دهيم (ديگري را بدان گونه كه هست مشاهده كنيم).

4)       راي قطعي صادر نكنيم تا به مدارك و شواهد بيشتري دست پيدا كنيم.

نكات كاربردي براي مديران (موانع بر سر راه ارتباطات كدامند)

-         استفاده از نتيجه بازخورد شده : بسياري از مشكلات از سوء تفاهم و بد فهمي است مدير بايد از نتيجه شبكه ارتباطات استفاده كند ببيند آنچه بازخور ميشود مورد نظرش بوده يا خير از بازخور عملي نيز استفاده كرده كه بسيار گوياتر است.

-         زبان ساده: ساختار پيام روشن و قابل درك باشد و نيز كلمات به دقت انتخاب گردند.

-         گوش دادن : ما مي شنويم ولي به ندرت گوش مي دهيم (بصورت فعال به دنبال معني و مقصود گشتن) شنيدن يك اقدام غيرفعالانه است. گوش دادن كار مشكلي است. انسان در دقيقه ميتواند 150 كلمه حرف بزند در حالي كه ظرفيت شنيدنش حدود 1000 لغت است. گيرنده بايد خود را بجاي دهنده پيام بگذارد.

-         كنترل احساسات: در زمان احساسي شدن صبر كرده تا به شرايط عادي باز گرديم.

نتیجه گیری :

            با توجه به مباحث بالا برای ایجاد محیطی سالم و داشتن نیروی انسانی قوی باید روابط را در سازمان قوی تر کنیم و سعی کنیم از ایجاد تنش جلوگیری کنیم و اگر دستورالعمل یا بخشنامه ای وجود دارد علاوه بر دادن برگه کتبی برای موضع به صورت گفتاری توضیح بدهیم تا شفاف سازی شود و از ابهامات احتمالی جلوگیری کنیم و بازخورد هم بگیریم تا بتوانیم سازمان را حفظ کنیم و به اهداف مورد نظر خود برسانیم .

منبع:

            استیفن پی .رابینز، (1378)،رفتارسازمانی: ترجمه علی پاساییان و سیدمحمداعرابی .دفتر پژوهش های فرهنگی ،فصل 10